Welche Unternehmen zur Erstellung von Jahresabschlüssen verpflichtet sind, ergibt sich aus den handels- und steuerrechtlichen Gesetzen. Bei einem Teil der Unternehmen hängt die Verpflichtung von ihrer Umsatz- und der Gewinnhöhe ab. Insbesondere Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, AG) sind unabhängig davon immer auch verpflichtet, ihre Rechnungsunterlagen elektronisch offenzulegen, sie sind entweder zu veröffentlichen oder aber zu hinterlegen.
Rechnungsunterlagen für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2021 beginnen, sind der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zu übermitteln, z.B. dem beim zuständigen Amtsgericht geführten Handelsregister. Rechnungslegungsunterlagen für Geschäftsjahre mit einem Beginn vor dem 1.1.2022 sind elektronisch beim Betreiber des Bundesanzeigers einzureichen.
Geschieht die Einreichung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig, führt das Bundesamt für Justiz (BMJ) ein Ordnungsgeldverfahren durch. Bei Verstoß gegen Inhalts- oder Formvorschriften wird geprüft, ob ein Bußgeldverfahren durchzuführen ist.
Die gesetzliche Frist zur Offenlegung von Rechnungsunterlagen für das Geschäftsjahr mit dem Bilanzstichtag 31.12.2023 endete am 31.12.2024.
Das BMJ hat veröffentlicht, dass aufgrund der Nachwirkungen der Ausnahmesituation durch die COVID-19-Pandemie ausnahmsweise vor dem 1.4.2025 keine Ordnungsgeldverfahren gegen Verpflichtete eingeleitet werden. Üblicherweise übernimmt die Einreichung zur Veröffentlichung der Steuerberater, vorausgesetzt, diesem liegen die entsprechenden Unterlagen zur Erstellung des Jahresabschlusses vor. Sofern es hier Hindernisse gibt, sollte schnellstmöglich mit dem Steuerberater die Problematik besprochen werden.
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