Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Verpflichtung kann er grundsätzlich auch dadurch erfüllen, dass er die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.
Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf die Abrechnung seines Entgelts ist eine sog. Holschuld. Der Arbeitgeber erfüllt also seine Pflicht, indem er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt. Für deren tatsächlichen Abruf durch den Arbeitnehmer ist er nicht verantwortlich.
Allerdings muss er dabei sicherstellen, dass auch diejenigen Beschäftigten, die privat keinen Online-Zugriff haben (z.B. weil sie keinen Computer oder Internetanschluss besitzen), ihre Abrechnung dennoch einsehen und ggf. drucken können. Dies lässt sich z.B. durch die Bereitstellung der erforderlichen Ausstattung im Betrieb sicherstellen.
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