Die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich wird schrittweise eingeführt. Unternehmen müssen sich daher rechtzeitig mit den neuen Anforderungen an Rechnungsstellung, Empfang, Vorsteuerabzug und Archivierung auseinandersetzen.
E-Rechnung: Diese Fristen gelten
Bereits seit dem 1.1.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – unabhängig von ihrer Unternehmensgröße. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen ab 1.1.2027 E-Rechnungen ausstellen. Ab 1.1.2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen.
Bis Ende 2026 dürfen während der Übergangsregelung grundsätzlich noch Papier- und einfache PDF-Rechnungen verwendet werden. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, B2C-Umsätze und bestimmte steuerfreie oder grenzüberschreitende Sachverhalte.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei. Sie muss einen strukturierten elektronischen Datensatz enthalten, der maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann. In der Praxis sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 relevant. Maßgeblich ist dabei der strukturierte XML-Datensatz.
Warum sollten Unternehmen jetzt handeln?
Die neuen Anforderungen betreffen nicht nur die Rechnungsstellung. Auch der Vorsteuerabzug, die Rechnungsprüfung und die GoBD-konforme Archivierung sind betroffen. Bei unzulässigen Rechnungsformaten kann grundsätzlich der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Während der Übergangsphase besteht allerdings ein Vertrauensschutz für bestimmte reine Format- oder Geschäftsregelfehler, sofern die Rechnung inhaltlich korrekt ist.
Zudem können Verstöße gegen die ordnungsgemäße Rechnungsausstellung mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 € geahndet werden. Unternehmen sollten daher ihre Rechnungs- und ERP-Systeme, Stammdaten sowie Freigabe- und Archivierungsprozesse rechtzeitig überprüfen und anpassen.
E-Rechnung und DATEV Unternehmen online
Die E-Rechnungsprozesse können mit DATEV Unternehmen online unterstützt werden. Der Empfang, die Verarbeitung, Buchung und Archivierung sowie – in Verbindung mit den entsprechenden DATEV-Programmen – auch die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen sind möglich. Die technische bzw. formale Prüfung erfolgt automatisch. Die inhaltliche Prüfung, etwa des Rechnungsbetrags oder des Empfängers, bleibt jedoch Aufgabe des Unternehmens.
Wichtig ist außerdem die revisionssichere Archivierung: Maßgeblich ist hierbei der strukturierte XML-Datensatz, nicht lediglich eine gegebenenfalls vorhandene PDF-Darstellung.
Besonderheiten bei Bewirtungsaufwendungen
Auch Bewirtungsaufwendungen unterliegen grundsätzlich der E-Rechnungspflicht. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ist jedoch weiterhin keine E-Rechnung erforderlich. Bei höheren Rechnungsbeträgen gelten zusätzliche Anforderungen an die Rechnung.
Neben der Rechnung ist weiterhin ein zeitnah erstellter Eigenbeleg mit den erforderlichen Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Aufwendungen notwendig. Formfehler können sowohl den Betriebsausgaben als auch den Vorsteuerabzug gefährden.
Fazit: E-Rechnung rechtzeitig vorbereiten
Die E-Rechnung bringt neue Anforderungen an Rechnungsformate, Prozesse, Prüfung und Archivierung. Unternehmen sollten die verbleibende Übergangszeit nutzen, um ihre Systeme und internen Abläufe rechtzeitig anzupassen.
Sie haben Fragen zur E-Rechnung oder zur Umsetzung mit DATEV Unternehmen online? Sprechen Sie uns gerne an.
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Aufgrund der teilweise verkürzten Darstellungen und der individuellen Besonderheiten jedes Einzelfalls können und sollen die Ausführungen zudem keine persönliche Beratung ersetzen.
