Das wichtigste auf einen Blick:
- Seit dem 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, verarbeiten und aufbewahren können.
- Bis zum 31. Dezember 2026: Für das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen.
- Ab dem 1. Januar 2027: Bei einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Kalenderjahr 2026 müssen betroffene Unternehmen für ihre B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
- Bis zum 31. Dezember 2027: Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 dürfen aufgrund der Übergangsregelung weiterhin Papier- oder unter den geltenden Voraussetzungen PDF-Rechnungen verwenden.
- Besonderheit für Kleinunternehmer: Sie müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren können, sind aber nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
- Ausnahmen: Unter anderem bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, steuerfreien Umsätzen und Rechnungen an Endverbraucher besteht keine allgemeine E-Rechnungspflicht.
Was gilt seit dem 1. Januar 2025 für die E-Rechnung?
Am 1. Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich mit Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 in Kraft getreten.
Der Empfang, die Verarbeitung und die Aufbewahrung von E-Rechnungen sind seit dem 1. Januar 2025 für sämtliche Unternehmen verpflichtend. Die Übergangsregelungen betreffen lediglich das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen.
Welche E-Rechnungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2027?
Zum 1. Januar 2027 beginnt die entscheidende zweite Stufe der E-Rechnungspflicht für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit B2B-Umsätzen und einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Kalenderjahr 2026.
Diese Unternehmen müssen für ihre betroffenen Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Zulässig sind beispielsweise Rechnungen im X-Rechnungs- oder ZUGFeRD-Format sowie andere gesetzlich zulässige Ausgestaltungen.
Eine einfache PDF-Datei reicht grundsätzlich nicht mehr aus.
Welche Übergangsregelung gilt bei einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 €?
Hat derselbe Unternehmer im Kalenderjahr 2026 dagegen höchstens 800.000 € Gesamtumsatz erzielt, darf er für seine im Jahr 2027 ausgeführten Umsätze aufgrund der Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 eine Papierrechnung verwenden.
Auch eine PDF-Rechnung ist weiterhin möglich, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
Welche Besonderheiten gelten für Kleinunternehmer?
Für Kleinunternehmer gelten abweichende Regelungen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren können.
Der Versand von E-Rechnungen ist für Kleinunternehmer hingegen nicht verpflichtend. Sie dürfen deshalb weiterhin Papierrechnungen sowie PDF-Rechnungen ausstellen. Die freiwillige Versendung von E-Rechnungen ist möglich.
Für welche Rechnungen gilt keine E-Rechnungspflicht?
Auch bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, bei steuerfreien Umsätzen sowie bei Rechnungen an Endverbraucher ist die E-Rechnung nicht verpflichtend.
| Zeitplan im Überblick: | |
|---|---|
| 2025 - 2026 | Übergangsregelung für alle Rechnungsaussteller |
| 2027 | E-Rechnungspflicht für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 2028 | E-Rechnungspflicht für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze (Ausnahme: Kleinunternehmer) |
Welche Folgen drohen bei fehlender Umsetzung der E-Rechnungspflicht?
Wichtig: Unternehmen, die zu den jeweils für sie geltenden Stichtagen nicht ordnungsgemäß E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, aufbewahren und versenden können, eröffnen der Finanzverwaltung die Möglichkeit, Umsätze zu schätzen, den Vorsteuerabzug zu versagen oder Bußgelder verhängen zu lassen.
Eine Haftung und Gewähr für den Inhalt der Artikel kann nicht übernommen werden.
Aufgrund der teilweise verkürzten Darstellungen und der individuellen Besonderheiten jedes Einzelfalls können und sollen die Ausführungen zudem keine persönliche Beratung ersetzen.
